In dieser Phase erläutert der Mediator den Konfliktparteien im Einzelnen die Grundlagen der Mediation. Er informiert sie über den Ablauf des Mediationsverfahrens und vereinbart mit ihnen, welche Verfahrensregeln im Einzelnen gelten sollen. Der Mediator prüft außerdem, ob sich das Verfahren für die Beteiligten überhaupt eignet. Im Erstgespräch wird auch die Frage der Honorierung des Mediators besprochen. Es wird ein Mediationsvertrag geschlossen.

In dieser Phase wird geklärt, worüber zwischen den Parteien Uneinigkeit und worüber Einigkeit besteht. In einer Bestandsaufnahme werden dabei die klärungsbedürftigen Themen beider Seiten gesammelt und visualisiert. Der Mediator unterstützt die Mediationsteilnehmer mit Gesprächstechniken und formuliert die zu klärenden Themen neutral, positiv und lösungsoffen. Hier wird die Basis geschaffen für eine erste Empathie.

In dieser Phase spielt das Unterscheiden von Positionen und Interessen eine große Rolle. Der Mediation liegt der Gedanke zugrunde, dass es keine objektive Wahrheit gibt, sondern dass jeder Mensch seine eigene subjektiv empfundene Wirklichkeit hat, die es zu erkennen und zu verstehen gilt. Das Aufdecken dieser Interessen und Bedürfnisse mit Hilfe der Erkenntnisse der Kommunikationswissenschaft und bestimmter Fragetechniken fördert das wechselseitige Verständnis und die Akzeptanz der unterschiedlichen Sichtweisen. Das versetzt die Konfliktparteien in die Lage, zukunftsorientierte, wertschöpfende Optionen zu entwickeln.

Sind die Interessen und Bedürfnisse genau herausgearbeitet, ist die Kreativität der Konfliktparteien gefordert. Mittels der Technik des Brainstormings und anderer Kreativitätstechniken werden Lösungsoptionen entwickelt.

In dieser Phase werden die Optionen auf ihre Realisierbarkeit hin überprüft und die Vor- und Nachteile abgewogen. Hier zeigt sich der entscheidende Vorteil der Mediation:
Die Abkehr vom Positionendenken hin zu zukunftsorientierten Interessen eröffnet Einigungsalternativen, die vorher gar nicht denkbar waren. Der zu verteilende Kuchen wird vergrößert. Die Parteien können das antagonistische Prinzip des Rechts, in der ein Anspruch entweder besteht oder nicht besteht, überwinden und zu sog. Win-Win-Lösungen gelangen. Das Einigungsergebnis wird am Ende dieser Phase mit Hilfe des Mediators zusammengefasst.

Die Konfliktparteien beraten, ggf. mit ihren Anwälten, das erzielte Ergebnis und überprüfen, ob es gegenüber der Alternative einer Nichteinigung mit der Konsequenz einer gerichtlichen Auseinandersetzung Bestand hat. Die Vereinbarung wird abschließend entweder vom Mediator oder durch den von den Medianten zu Rate gezogenen Anwalt in die Form einer schriftlichen Mediationsvereinbarung gegossen und gegebenenfalls notariell beurkundet. Sofern es die Konfliktparteien wünschen, kann die Vollstreckbarkeit des Vertrages durch die notarielle Beurkundung, wie eine Gestaltung als Anwaltsvergleich (§ 796 a ZPO) sichergestellt werden. Die Abschlussvereinbarung bietet damit hinsichtlich ihrer Durchsetzbarkeit die gleiche Sicherheit wie ein gerichtliches Urteil.